学生管理与收费系统软件说明书

贵鹤软件   2016/6/16 20:34:58      点击:

学生管理与收费系统软件说明书

 

适用版本:1.4版及以上

作者:贵鹤软件

 

 

一、基本介绍

(一)功能简介

《学校收费管理系统》主要适应广大中小学以及私立学校、培训机构等面向学生的各类收费工作而设计的软件,支持多人多窗口联网操作,提高收费效率,减少学生排队现象。软件兼有学生信息管理和收费管理两大功能,既满足基本的学生信息管理需要,也能满足复杂的收费管理需要。收费上有智能控制,最大限度地减少误操作出现机率,支持会计复核制度,确保记账无误。

(二)数据库

《学校收费管理系统》采用微软SQL2008数据库,支持局域网、公网、VPN专用网络等各类环境下的连接,有效实现跨办公室甚至跨校区的联网操作。

(三)主要概念

缴费时段:

主要指学生缴费所涉及的分类时段。比如 某学校是按学期缴费,则其【缴费时段】就可设置为学期(如:2015-2016学年度第二学期);某学校是按月缴费,则其【缴费时段】可以设置为月份(如:20163月,20164月等);某学校是按培训周期缴费,则【缴费时段】可设置为培训周期(如:2015年暑期培训,2015年冬季培训等)。具体设置要结合本校实际,以方便收费管理为宜。缴费时段不能有重复。

缴费类别:

【缴费类别】隶属于【缴费时段】,但其下还有【收费项目】,因此其是处于中间层次的概念,指特定缴费时段下针对学生设置的不同的费用类别。如某私立学校有【缴费时段】为“2015-2016学年度第一学期”,该缴费时段下,每个年级收费标准不一样,而同一年级的则完全一样,于是可以按年级设置缴费类别。于是,“2015-2016学年度第一学期”这一【缴费时段】下就有“学前班、一年级、二年级、三年级……九年级”等十个缴费类别。又如某公立寄宿学校按月收缴学生伙食费和住宿费,设置的【缴费时段】有“2015年上半年、2015年下半年”等,每个缴费时段下有按月份设置的缴费类别。再如某培训机构缴费时段有“2015年暑期”,该时段下有“高一强化补课费、美术强化补课费”等类别。设置【缴费类别】时要注意它的中间层次性,即它既隶尾于【缴费时段】,同时其下应有一个以上的收费项目存在。一般不能直接以收费的具体项目作为缴费类别。比如某私立学校一年级要收的费有学费、书费、保险费,二年级、三年级甚至更高年级也有这些收费项目,如果以这些项目作为缴费类别,管理上就不方便。而这些项目在不同年级标准不一样,因此都可以看作是隶属于特定年级的,因此以年级作为缴费类别才最合理。同一个【缴费时段】下面,【缴费类别】不能重复。

收费项目:

【收费项目】隶属于【缴费类别】,是最低层次的,也是最基本的概念,是要直接体现在学生缴款凭据上的内容。比如 某公立学校 收 “住宿费、伙食费”等,这两个收费名目是要体现在缴款凭证上的。【收费项目】一定要设置在指定的【缴费类别】之下,同一个【缴费类别】下面,【收费项目】不能重复。

 

【提示】缴费时段、缴费类别、收费项目 三个概念依次形成三个层级,缴费时段处于最高层,缴费类别在中层,收费项目在底层。收费项目 是最终要体现在缴费凭证列表上的具体项目,设置前可以先确定收费项目,然后逆推缴费类别和缴费时段,理清逻辑层次关系后再具体设置。

指派收款人:

【指派收款人】是指在学生管理界面中对具体的学生指定收款人员,只有被指定了收款人的学生才可能在相应的收款人名下进行缴费。

导出表单:

指将当前显示在表单中的数据全部导出到EXCEL中。

表单选择导出:

导出表单中右侧选择列被选中的记录到EXCEL

从数据库导出:

从数据库中提取全部数据到EXCEL

自定义导出:

自定义导出时,可以指定要导出的字段,并且可以设置查询条件,按条件导出所需数据到EXCEL

初缴:

学生针对某缴费时段和某缴费类别的第一次交费。

补缴:

初缴未清账,第二次或第三次继续针对某缴费时段和某缴费类别的交费。

票据模式:

系统包含三种票据模式:一是小票模式,要安装配置小票打印机;二是二分之一(高度相当于A4纸的一半)空白凭证模式;三是三分之一(高度相当于A4纸的三分之一)空白凭证模式。后两种模式都需要针式票据打印机。

二、系统安装

(一)数据库安装

请下载SQL2008企业版或SQL2008express及以上版本,按相关说明进行安装并配置好远程访问功能。然后利用本公司提供的数据库自动创建和更新工具,连接已安装好的数据库之后,创建生成收费系统所需的数据库文件。

(二)收费系统安装

收费系统程序中不含数据库,直接运行按提示逐步安装即可。

三、系统登录

(一)数据库连接

数据库连接界面如下图:

服务器名或IP:这是数据库所在电脑的IP地址或电脑名称,比如图中所示的IP就是要连接的服务器在局域网中的IP。如果是用VPN方式连接,则这里的IP就要填写VPN配置的IP

数据库用户名:SQL默认的用户名是sa,但一般安装后默认该用户名不启用,所以连接之前要先在SQL server management studio 中启用该用户。为加强数据库的安全级别,也可以另外创建数据库用户名,在SQL server management studio 安全性/登录名中创建自己想要的用户名并授权即可。具体创建方法可参阅有关SQL的使用说明。

数据库用户密码:指SQL server management studio中为数据库用户设置的密码。如下图。

(二)系统登录

系统登录指系统连接数据库成功后,利用系统数据库中设置的用户登录到系统并应用系统的过程。首次登录系统时,默认用户名和密码均为admin。用户登录系统之后,可以通过“系统功能/密码修改”菜单进入密码修改界面修改用户密码。


(三)系统概览

主界面如下图,程序操作入口主要是 菜单区 和 功能模块按钮区。初次使用系统,应通过“系统设置”菜单将各基础信息设置好,如缴费时段、缴费类别、收费项目、学期、班级等。基础信息配置好之后,可以录入学生,或从EXCEL导入学生,设置好每个学生的缴费时段和项目之后,才可以进行收费操作。

四、系统设置

所有系统设置的功能菜单均在“系统设置”菜单中,包括用户管理、当前学期设置、使用单位设置、学期设置、修读专业设置、年级和班设置、收费项目管理等。

(一)用户管理

下图为用户权限预览界面,权限栏中所勾选的项目意味着该用户有对应的操作权。如果需要修改该用户信息,选中后点下方的修改按钮即可。如果添加新的用户,直接点添加按钮。

(二)使用单位设置

直接输入单位名称,点确定按钮后即可。使用单位名称会在系统主界面上显示出来。

(三)学期设置

学期请按学校具体实际设置。系统示范的设置参照了公立学校和学历教育类私立学校的学期,培训机构可根据自身的实际来设置。学期设置好之后,学生信息编辑中“当前学期”才会有下拉选项。

(四)修读专业设置

中小学不存在修读专业,可以不用设置。中职或高职高专学校或有关培训机构,存在专业分类,则需要设置修读专业。此项设置好之后,学生信息编辑中的“修读专业”才会有下拉选项。

(五)班级设置

年级和班存在上下级关系。班别一定要存在于某年级之下,因此设置时要从左到右,即先设置年级,然后选中年级再设置班别。年级和班设置好之后,学生信息编辑时才有相应的下拉选项,同时学生信息管理主界面才会有树形目录。

(六)收费项目设置

收费时段即缴费时段,公立学校或学历类私立学校可以按学期设置。收费类别即缴费类别,隶属于收费时段,要从管理方便的角度设置收费类别。公立学校或学历类私立学校一般按年级设置类别。收费明细项目隶属于收费类别,是特定收费类别下的具体项目,要设定项目名称和收费金额。从缴费时段到收费明细项目,从左到右存在层次关系,因此设置时要依循从左到右的原则进行设置。以下呈示不同学校的收费项目设置示范图。

1适合公立学校或参照公立学校进行学历教育的私立学校。

2适合有不同住宿标准的寄宿制学校。该校按月收缴费用,因不同标准费用标准不同,故按住宿标准设置下位类别比较合理。每一个标准类别下 住宿费、水电费项目都可能不一样。

3适合统一住宿标准的寄宿制学校。该校所有学生每个月住宿费和水电费都一个标准,按月缴纳,可按月设置缴费类别。

4以下为某培训机构的设置模式。该机构暑期中办了不同的强化班和辅修班,每个班的费用标准不同,故按班设置缴费类别。有学生可能会在同一时期选择两个以上的班,就存在两个以上的缴费类别。比如张三在高一强化班,同时又在音乐辅修班,那他就要缴纳高一强化班和音乐辅修班两类费用。而其他人只在一个班,就相应只存在一个缴费类别的缴费要求。

提示:收费项目设置是整个系统中最核心和关键的设置,合理设置缴费时段、缴费类别及项目,可以有效提升收费管理效率。

(七)票据模式设置

系统支持三种票据模式,可根据需要设置。

五、学生信息管理

(一)界面概览

学生信息管理窗口具体分布如下图。

(二)学生信息编辑

添加新的学生,直接点“添加学生”按钮,如果修改已存在的学生,在窗口中间总览区表单中选中相应的学生,点“修改学生”按钮即可。添加和修改学生的操作界面完全一样,如下图:

几点重要说明:

1、“是否黑名单”选择框如果被选中,当前学生在收费管理中将无法缴费。

2、同一缴费时段下,缴费类别可以多选,也可以只选一个,根据实际情况定。比如某培训学生学生张三是高二补习生,他参加了数理化补习,又参加了音乐培训,他就可能涉及两个缴费类别。

(三)编辑监护人

在增加或修改按钮后,可以直接在表单中编辑监护人信息。

(四)指派收款人

在表单右侧选择列选择需要指派收款人的学生后,点指派收款人按钮,即可对所选学生指派特定的收款人。收款人必须是在用户列表中已存在的用户,并且有收费管理的相关权限。收款人用自己的账户在别的窗口登录系统后,就会看到被指派到自己名下的待缴费学生。

(五)缴费预置

要对学生设置了缴费时段和缴费类别后,才能对其进行收费操作。设置缴费时段和缴费类别过后,系统会自动生成该学生的缴费状态。对任何一个学生,缴费类别均可多选,具体操作时要据实际情况选择。比如培训机构有学生同一期参加了两个不同类型的班的学习,缴费类别就存在两项。对该学生设置完成后,收费管理中就可以看到当前缴费时段下该学生有两条待缴款记录。收费时需要针对每条待缴款记录分别进行操作,打印不同的收据。

(六)导入学生

系统支持从EXCEL导入学生。导入操作时,请明确是否要对学生重新编号,然后选择相应选项。选择好提供源数据的EXCEL表格后,要正确填写表格列名所在的行号,然后点“读入源字段”,系统就会将EXCEL的列名读到可导出字段列表中。再点“读入接收字段”,系统会载入目标数据表的全部字段。在两边分辊选择可导出和可接收字段,使其进入中间的两列表(拟导出和拟接收),并一一正确对应,再点“执行导入”按钮,系统就会自动将EXCEL表的数据导入到系统并追加到目标数据表末尾。

如果导入时是否重新编号选择的答案为“否”,拟导出和拟接收字段中都必须有记录编号字段,并且EXCEL表格中的记录编号列必须有正确的符合规则的值,且这些记录编号与系统中已有的记录编号不重复。如果编号有重复,会导致导入失败。

(七)导出学生

导出学生有四种模式:

1、  导出表单,即将当前表单中显示的学生全部导出到EXCEL

2、  表单选择导出,即将当前表单选择列中选中的学生导出到EXCEL

3、  从数据库导出,即将当前系统数据库中的全部学生导出到EXCEL

4、  自定义导出,即自主选择要导出的字段,并且可以附加导出的条件进行导出。如下图。

(八)历史缴费时段管理

系统支持对学生已存在的缴费时段进行管理,但只能删除,不能编辑修改。如果删除既有的缴费时段,收费管理中将不再显示被删除缴费时段的有关信息。这项操作要谨慎,除非有学生被增加了不需缴费的时段,否则不要轻易删除既有缴费时段。

(九)历史缴费类别管理

对既有的缴费时段,其下的缴费类别可以进行增删管理。比如某学生起初只需缴纳一年级费用,后来要增加二年级费用,于是可通过历史缴费类别管理在相应缴费时段下增加二年级这个类别。增加类别后,收费管理中会自动增加一条新增类别的缴费状态记录。收费人员可针对新增的记录进行收费操作。

六、收费管理

(一)界面概览

收费管理界面布局与学生管理窗口相似,操作按钮以选项卡方式显示在上方,下方左侧为主数据显示区,右侧面板为辅助信息显示区,显示所选学生历史缴费时段下的缴费状态。功能按钮与主数据显示区中间也是条件查询操作区,可以按时段、关键词等不同条件查询显示数据。在这个窗口中,admin或具有全局管理权的用户登录后可以看到全部信息,而其他普通收费人员只能看到被指派到自己名下的学生信息。

(二)初缴登记

对待缴费的学生,要执行初缴登记。初缴登记界面如下,其中明细项目根据已有的配置自动显示。收费人员只需输入收到的现金数,找零完成后即可保存收费信息。保存成功后,可以打印收据。收据具体模式需在系统设置中设定。如果所选学生存在减免,项目明细中会自动显示出来。如果学生初缴费用不齐,则需要在明细表单中修改具体的实收金额。初缴费用不齐的学生会自动进入欠费版块;缴清费用的学生则进入清费版块。

(三)补缴登记

对欠费学生可以进行补缴登记,具体操作原理与初缴相似。

(三)收费记录修改

对已缴过费的学生,可以进行收费记录修改,并且可以重新打印票据。已复核过的记录则无法修改。

(四)退款登记和修改

已交过费的学生,如果发生退款,可以进行退款登记操作。退款时 选择已交过费的项目到退款明细表中保存即可。退款记录在复核之前也可以修改。

(五)减免登记和修改

对待缴费或欠费的学生,如果需要减免部分费用,可以进行减免登记。每次减免登记只能针对指定的缴费时段和缴费类别进行操作。减免记录在学生缴费和复核前也同样可以修改。

(六)账目清算

选中收费管理表单右侧的选择例,点“账目清算”按钮,系统会自动根据缴费记情况执行一次清算。此操作需要不断连接读取数据库,离服务器较远的客户端电脑上不宜频繁操作。对于已缴过费的学生,账目清算时会弹出新增项目是否纳入计算的选择。比如某学生之前学费、书费已缴清,现在临时增加了保险费,如果需要该学生补缴保险费,在选中“新增项目纳入计算”,确定后,系统执行清算,系统会将学生自动标注为欠费。此后收费人员即可再对该学生进行补缴操作。

七、账目复核

(一)界面概览

账目复核主要作用是供对账时使用,一般由会计或管理人员执行。复核过的账目不能再修改。账目复核可以单笔复核,也可以批量复核。主界面如下。

(二)收费分组报表

账目复核中可以打印收费分组统计报表。打印前要选择分组的解度,如可以按所在班级、按缴费时段、按缴费类别等进行分组生成报表。

八、收费统计

系统提供多角度多方式的统计,具体操作很简单,此文档中不再赘述。

九、其他说明

(一)本系统由贵鹤软件开发,提供个性化定制修改服务,如有需要,请联系QQ1484188350。电话:18984587386

(二)本系统提供免费试用,正式用户第一年内获免费安装维护服务,软件升级免费。